Voor de gemiddelde ondernemer is de boekhouding een van de minst leuke onderdelen van het voeren van een eigen zaak. Maar, niemand kan eraan ontkomen, wel kun je het jezelf zo makkelijk mogelijk maken.
Iedere ondernemer wordt door de belastingdienst verplicht om een boekhouding op te zetten en bij te houden. Je houdt een boekhouding niet alleen voor de belastingdienst bij, zelf heb je er ook voordelen mee. Een goed opgezette boekhouding geeft jezelf, de bank, eventuele zakenpartners en andere belanghebbenden inzicht in hoe het bedrijf er op financieel gebied voor staat. De informatie uit je boekhouding kun je ook gebruiken om voorspellingen te doen om aan de hand daarvan begrotingen te maken.
Wanneer start je met boekhouden?
Je moet natuurlijk eerst het een en ander uitzoeken voordat je kunt beginnen met de eerste belastingaangifte. Het systeem begint echter al wanneer je plannen maak voor je bedrijf. De kosten die je nu al maakt voor het opzetten van je zaak kun je later aftrekken, het bewaren van alle betalingsafschriften is daarom van groot belang.
Administratiesysteem
Zorg ervoor dat je gelijk begint het met opzetten van een goed systeem. Je kunt de boekhouding dan goed zelf doen of gemakkelijk overdragen aan je adviseur.
Belastingcontrole
Je kunt de boekhouding bijhouden zoals je dat zelf het makkelijkst vindt, maar uiteindelijk doe je het toch voor de belastingdienst. Zij moeten op ieder gewenst moment al jouw aangiften kunnen controleren aan de hand van de boekhouding. Er zijn daarom een aantal voorwaarden gesteld. Per tijdvak moet je bijhouden hoeveel facturen je uit hebt geschreven en moet betalen, wat je inkomsten en uitgaven zijn en hoeveel het privégebruik is van de zakelijke diensten of goederen.
Bewaartermijn
Naast bovenstaande voorwaarde eist de belastingdienst dat je de basisgegevens van je boekhouding op zijn minst tien jaar bewaart. Tot tien jaar terug moet gecontroleerd kunnen worden of de omzet en winst van je onderneming correct is vastgesteld. Doe je dit niet dan kun je bij een controle een hoge boete verwachten.
Elektronisch of op papier?
Alleen bij hele kleine ondernemingen is administratie op papier toegestaan. Bij grote ondernemingen waar veel documentatie aanwezig os moet je de administratie elektronisch bewaart hebben. Vergeet niet regelmatig een back-up te maken!
Inhoud
Welke documenten voor kunnen komen in je boekhouding zijn:
- Software en databestanden
- Urenlijsten en urenregistratie
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- Controleberekeningen
- Kasadministratie (kassabonnen)
- Financiële aantekeningen (inkoop- en verkoopboek)
- Bankafschriften
- Agenda’s en afsprakenboeken
- Kilometerregistratie.
Ga je zelf een bedrijf starten en heb je geen enkele kennis van boekhouden? Het kan een overweging zijn om wat basiskennis op te doen door een cursus boekhouden te volgen.