Het is niet voor elke vergadering of elk overleg cruciaal om los te komen van de eigen kantooromgeving. Maar voor die ene vergadering, waar knopen doorgehakt moeten worden, is een externe vergader locatie wel de beste oplossing. Wat zijn de belangrijkste voordelen van extern vergaderen?
Frisse omgeving
Doordat je in een andere, frisse omgeving bent, breek je ook los uit de sleur. En, zoals iedereen begrijpt: sleur is desastreus voor de creativiteit. Door naar een andere omgeving te gaan, bevorder je je creativiteit dus. En natuurlijk niet alleen jouw eigen creativiteit, maar ook die van alle andere vergadertijgers voor wie de omgeving ook een breuk van het dagelijkse patroon is. En het geheel van die toegenomen creativiteit is groter dan de som van de delen. Voor diegenen die buzzword-bingo spelen: extern vergaderen zorgt dus voor meer synergie!
Meer focus
Hoe vaak gebeurt het niet dat je aan het vergaderen bent en je tussendoor gestoord wordt? Die ene collega, die jou even ‘heel erg dringend’ nodig heeft. Dat is natuurlijk niet bevorderlijk voor de doorgang van je vergadering. Als je op locatie bent, ver weg van kantoor, kan er niet aangeklopt worden voor jouw deskundig advies. Uit het zicht, betekent vaak niet beschikbaar. En geen hinderlijke onderbrekingen betekent dat de focus volledig op de vergadering ligt.
Duidelijk belang
Door af te spreken op een externe vergadering, is ook voor alle deelnemers duidelijk dat dit een belangrijk overleg is. Dit is geen wekelijkse meeting van de afdeling, maar een bijzonder event. Die ene brainstormsessie of de presentatie van de jaarplanning, daar wil je iedereen bij hebben. En door te vergaderen op een externe locatie zullen er inderdaad minder afmeldingen zijn. Deelnemers aan de vergadering zullen ook veel proactiever deelnemen aan de vergadering.
Alles op orde
Een professionele vergader locatie zorgt ervoor dat alle belangrijke elementen voor een productieve vergadering in orde zijn. Geen geklungel dus met het geluid, of een kapot kabeltje. Bovendien liggen er naast de flip-over ook voldoende stiften en is er voldoende papier aanwezig om direct aan de slag te gaan. Je hoeft dus niet eerst op zoek naar voldoende papier en pennen voor iedereen.
Groepsgevoel
Een vergadering op locatie draagt ook bij aan het groepsgevoel. Je bent met elkaar ‘op avontuur’. Kies bijvoorbeeld voor één van de vele vergaderlocaties in Zwolle. In deze Hanzestad vind je meerdere inspirerende locaties, waar je kunt vergaderen, brainstormen of aan teambuilding kunt werken. En achteraf kun je in het sfeervolle centrum heerlijk uit eten gaan.