Heb je hulp nodig bij het opstellen van een privacy verklaring? Dan kun je in eerste instantie terecht bij verschillende voorbeelddocumenten. Echter kan het allemaal veel sneller als je weet waar je op moet gaan letten en welke mogelijkheden er allemaal zijn. Je kunt bijvoorbeeld de hulp inschakelen van een specialist zoals Rocket Lawyer. Maar ook dan moet je precies weten wat er allemaal in komt te staan. Met onderstaande informatie word je op weg geholpen, zodat jouw document snel op de website komt te staan.
Met enkele keuzes een privacy verklaring
Je hoeft niet heel veel kennis van zaken te hebben om een privacy verklaring op te stellen. Als je alle informatie op voorhand al verzameld hebt, hoef je namelijk alleen nog maar aan de slag met een software. Het is daarbij wel altijd goed om na te denken over een aantal mogelijkheden en keuzes. Zo moet je beginnen met het bedenken of je voor Nederlands of Engels gaat. Dit is vaak afhankelijk van jouw bedrijf en de klanten die je aantrekt. Daarna ga je verder op de manier van gegevens verzamelen. Er zit namelijk verschil tussen het zelf verzamelen en het verzamelen via iemand anders. Ook dit moet je goed duidelijk maken.
Vermeld altijd wat je met de gegevens doet
Het is daarbij ook verstandig om na te denken over de gegevens die je wilt verzamelen. Voor een nieuwsbrief is vaak een naam en het e-mailadres voldoende. Voor een klantenbestand moet je ook gaan kijken naar adressen en telefoonnummers. Tevens is het van belang dat je gaat vermelden wat je met deze gegevens gaat doen. Als het uitsluitend als contactmogelijkheid voor het bedrijf is, kun je dit erop zetten. Indien de gegevens ook voor marketingdoeleinden gebruikt worden, is het al helemaal verplicht om dit erbij te zetten. Je kunt namelijk tegen grote problemen aanlopen als je dit niet doet.
Laat de privacy verklaring controleren
Nadat je de privacy verklaring opgesteld hebt, is het belangrijk dat je hem op een goede plek op de website zet. Klanten en andere betrokkenen moeten binnen een korte tijd het document erbij kunnen pakken. Zo kun je gaan bepalen waar je de link plaatst. Doe je dit bij het formulier dat ingevuld moet worden of zet je hem toch op de voorpagina weg? Afhankelijk van jouw keuzes is het goed om ook nog met een jurist om de tafel te gaan zitten. Zo kun je namelijk bekijken of je echt aan alle eisen hebt voldaan of dat er nog iets veranderd moet worden. Je weet immers nooit welk foutje je gemaakt hebt en in dit geval is iedere fout er een teveel.
Ga aan de slag
Zorg ervoor dat je altijd alles voor jezelf helder hebt en ook weet waar je aan begint met het opstellen van een privacy verklaring. Ondanks dat je er hulp bij kunt krijgen is het namelijk ook belangrijk dat je er zelf mee aan de slag kunt gaan. Bekijk daarom waar jouw bedrijf voor staat en op welke manier dit gerealiseerd wordt.