Het elektronisch factureren is de laatste tijd erg in opmars gekomen. Waarom ook niet? Het is een erg gemakkelijke manier om snel de boekhouding te doen. Daarnaast scheelt het elektronische boekhouden ook een hoop kosten en werkt het veel efficiënter. Toch wordt het elektronisch factureren niet altijd goed toegepast. Daarom hier wat tips waardoor je het elektronisch factureren vlekkeloos kunt laten verlopen!
Laat je klanten weten dat je overstapt op digitaal factureren. Vooral in het MKB is de relatie met de klant erg belangrijk en deze gaat tot de factuur en betaling. Laat hen tijdig weten dat je overstapt dan zal de klant hier op rekenen en kun je de gegevens tijdig opslaan. Ook niet ieder klant zal een digitale factuur willen, hier dien je dan ook tijdig rekening mee te houden. Dwing hen niet de elektronische factuur te accepteren maar respecteer hun manier van werken.
Zorg er bij de opmaak van de factuur voor dat deze er duidelijk en overzichtelijk uit ziet. Beschrijf duidelijk waar de factuur voor is en raffel deze niet zomaar af. Vooral voor ZZP’ers is het wellicht slim om er direct een betaalbutton bij te voegen zoals een button van iDEAL, PayPal of iets soortgelijks. Op die manier worden de facturen sneller betaald en dat is zeker voor ZZP’ers erg belangrijk. Niet alleen is dit voor jezelf erg gemakkelijk maar wellicht ook voor je klant.
Sla de elektronische facturen goed op, soms crasht een computer nog wel eens, erg nadelig maar ook nog eens erg onfortuinlijk! De belastingdienst wilt soms graag de boekhouding terug kunnen zien van zelfs tot 10 jaar geleden. Probeer de elektronische facturen dus goed en verspreidt op te slaan zodat deze altijd terug te roepen zijn. Dit kan een hoop problemen besparen.