Een loonadministratie bestaat uit de loonstaat, loonstroken en jaaroverzichten. In deze administratie houd je alle gegevens over jouw medewerkers en de loonbetalingen bij. Echter is het bijhouden van een loonadministratie niet verplicht voor alle werkgevers. In dit artikel lees je meer over wat een loonadministratie is en waarom wij adviseren om je loonadministratie uit te besteden.
Wanneer een een loonadministratie verplicht?
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om een loonadministratie bij te houden als je voldoet aan onderstaande drie voorwaarden:
- je hebt één of meer medewerkers in dienst
- het personeel ontvangt loon voor hun werkzaamheden
- als werkgever ben je inhoudingsplichtige
Hoe zit het met de loonheffing?
Wanneer je één of meer medewerkers in dienst hebt, dan betaal je ze loon, waardoor je ook verplicht bent om premies en loonbelasting af te dragen. Voldoe je niet aan één of meerdere van bovenstaande voorwaarden? Dan kan er geen loonheffing plaatsvinden, omdat er geen sociale premies worden afgedragen. In dat geval ben je niet verplicht om een loonadministratie bij te houden.
Wat is een inhoudingsplichtige?
Als werkgever met één of meer medewerkers in dienst ben je inhoudingsplichtig, waardoor je verplicht een loonadministratie en een personeelsadministratie dient bij te houden. Dit betekent dat je de volgende verplichtingen hebt:
- Jaarlijks de jaaropgave aan iedere werknemer verstrekken
- Maandelijks de loonstrook versturen naar iedere werknemer
- Minimaal 7 jaar bewaren van de administratie
- Inhouden, aangeven en afdragen van loonbelasting en premies sociale verzekeringen via de aangifte loonheffing
- Bij het aannemen van nieuw personeel voldoen aan de verplichtingen die bij een indiensttreding komen kijken
- Opstellen van de loonstaten
Loonadministratie uitbesteden of zelf doen?
Het opzetten en bijhouden van een loonadministratie is erg tijdrovend en complex. De telkens veranderende wet- en regelgeving maakt het er niet makkelijker op. Als werkgever heb je te maken met fiscale, CAO’s en sociale wetgeving. Als je besluit om de loonadministratie zelf te doen dan kost dit enorm veel tijd en bestaat er bij foutjes het risico op een boete. Veel ondernemers kiezen er dan ook voor om hun loonadministratie uit te besteden aan een specialist, zoals bijvoorbeeld Het Salariskantoor. Dit zorgt ervoor dat je geen omkijken meer hebt naar de loonadministratie van je bedrijf.